La tentación es empezar por lo más vistoso. Pero el primer proyecto debería ser el más aburrido: una tarea pequeña, frecuente y bien conocida, donde sea fácil ver si funciona. Pásale este filtro a cada candidata.
Pregunta 1: ¿se repite a menudo?
Si ocurre una vez al mes, automatizarla rara vez compensa. Busca lo que pasa varias veces al día o a la semana: consultas iguales, documentos con el mismo formato, resúmenes que siempre se hacen igual.
Pregunta 2: ¿hay una forma correcta de hacerla?
Si cada persona del equipo la resuelve a su manera, primero hay que ponerse de acuerdo. Escribid la respuesta «buena» o los pasos estándar. Sin eso, el asistente no tiene con qué trabajar.
Pregunta 3: ¿qué pasa si sale mal?
Un borrador con una errata que se corrige antes de enviarlo es un riesgo bajo. Un pago, un contrato o una decisión sobre una persona, no. Empieza donde un error sea barato y fácil de detectar.
Pregunta 4: ¿tienes los datos en orden?
Horarios desactualizados, tarifas en tres versiones distintas, catálogos sin revisar… Un asistente repetirá con mucha seguridad lo que encuentre. Ordenar la información suele ser, por sí solo, la mitad de la mejora.
| Tarea | ¿Primera candidata? | Por qué |
|---|---|---|
| Responder dudas sobre horarios y envíos | Sí | Frecuente, con respuestas conocidas y fácil de revisar. |
| Pasar datos de facturas a una hoja | Sí | Formato estable; los errores se detectan cotejando. |
| Resumir reuniones internas | Probablemente | Útil si ya hay notas; requiere permiso de los participantes. |
| Contestar reclamaciones | Después | Cada caso es distinto y el tono es delicado. |
| Decidir descuentos o devoluciones | No | Implica dinero y criterio comercial. |
Mide antes y después
Anota cuánto tiempo dedicas hoy a la tarea durante una semana. Repite la medición cuando el asistente lleve un mes en marcha. Si la diferencia no se nota, no pasa nada: es información valiosa para decidir el siguiente paso.
Ninguna cifra de ahorro está garantizada: depende de cómo se hace hoy la tarea, de la calidad de los datos y de cuánto se revise. Desconfía de promesas generales.